گزارش نویسی از آن دسته مهارت‌هایی است که همه ما باید یاد بگیریم. چرا که حداقل یکبار از ما در دانشگاه یا محیط کار می‌خواهند که گزارش بنویسیم. برای مثال گزارش پیشرفت یک پروژه برای کارفرما یا پیمانکار یا گزارش مراحل تحقیق و یا بازدید علمی.
در اکثر مواقع افراد یا گزارش نویسی را با مقاله نویسی اشتباه می‌گیرند یا اصلا بیخیال نوشتن گزارش می‌شوند و آن را کاری بیهوده و تشریفاتی می‌دانند. اما گزارش نوشتن و مستند سازی اگر اصولی و با دقت انجام شود پشتوانه‌ای محکم برای تحقیقات و نتایج است. علاوه بر آن اگر بدانیم که چگونه گزارش بنویسیم و با ساختار آن آشنا شویم دیگر گزارش نوشتن کار سخت و پیچیده‌ای بنظر نمی‌آید.
در این میان ممکن است در ابتدای شروع به گزارش نویسی سوالاتی درباره ساختار کلی گزارش یا انواع مختلف گزارش نویسی داشته باشید. در ادامه این مطلب همراه ما باشید تا با سیر تا پیاز گزارش نویسی آشنا شوید.
گزارش چیست؟
گزارش یک سند یا نوشته دقیق و واضح است که برای فرد یا افرادی در خصوص موضوع مشخصی تهیه می‌شود. گزارش می‌تواند شامل مشاهدات یا نتایج تحقیقات یا بررسی اطلاعات و داده‌ها باشد. همچنین گزارش می‌تواند در خصوص پیشرفت و مراحل یک پروژه نوشته شود. متن گزارش باید دقیق و واضح باشد. علاوه بر آن باید از ساختار درستی پیروی کند تا برای خواننده قابل فهم باشد. بطور کلی گزارش نویسی به دو دسته تقسیم می‌شود:
- گزارش شخصی و غیر رسمی
- گزارش اداری و رسمی
گزارش شخصی و غیر رسمی
تهیه این نوع گزارش جنبه خصوصی دارد و برای فرد یا سازمان خاصی نیست. به همین دلیل قید و شرط خاصی وجود ندارد. نویسنده گزارش می‌تواند تجربه‌ها و برداشت‌های خود را همراه با قضاوت شخصی یادداشت کند. اگر چند نفر از یک واقعه گزارشی غیر رسمی ارائه کنند قطعا نتایج با هم متفاوت است. چرا که هرکدام از زاویه‌ای جداگانه به موضوع نگاه کرده‌اند و دیدگاه خود را نوشته‌اند.
گزارش اداری و رسمی
نحوه نگارش گزارش اداری و رسمی چیزی است که در این مقاله ما بیشتر به آن خواهیم پرداخت. گزارش رسمی یا اداری به درخواست یک فرد یا سازمان انجام می‌شود و مربوط به مسائل اداری، بازرگانی، علمی و صنعتی است. بعضی از مواردی که در خصوص آن‌ها گزارش رسمی نوشته می‌شوند عبارتند از:
- نحوه کار تکی یا گروهی کارکنان یک مجموعه
- میزان پیشرفت یا عدم پیشرفت کار
- رسیدگی به درآمد و هزینه‌ها
- بررسی علل اختلاف یا سو رفتار یک یا گروهی از کارکنان
- برآورد میزان خسارت و راه جلوگیری از آن
- بازدیدهای علمی، گشایش ورزشگاه یا بیمارستان و غیره