گزارش نویسی یکی از مهارت‌های بسیار مهمی است که همه ما در موقعیت‌های مختلف به آن نیاز داریم. این مهارت از همان دوران مدرسه تا پس از آن در دانشگاه و محل کار یکی از مهم‌ترین چیزهایی است که باید تمرین کنیم.
با تهیه یک گزارش دقیق و اصولی می‌توانیم نتایج کارهای انجام شده را بررسی کنیم و با شناسایی نقاط قوت و ضعف پروژه، نتایج را به مرور زمان بهبود دهیم.
اما برای نوشتن یک گزارش خوب باید جواب چند سوال را به خوبی بدانیم. سوالاتی مثل اینکه:
- اصول گزارش نویسی چیست؟
- یک گزارش خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
- برای نوشتن گزارش از کجا شروع کنیم؟
گزارش چیست؟ گزارش نویسی چیست؟
برای آنکه بتوانیم یک گزارش خوب بنویسیم، خوب است یک بار دیگر «چیستی» گزارش را بررسی کنیم و بدانیم که دقیقا موقع گزارش نویسی باید چه خروجی‌ای داشته باشیم.
گزارش نوشته‌ای است که درباره مجموعه‌ای از اطلاعات به دست آمده و یا کارهایی که در یک پروژه مشخص انجام شده، توضیح می‌دهد. گزارش، نشان‌دهنده وضعیت عملکرد یک بخش یا فرایند است و به عنوان پشتیبان برای تصمیم‌گیری در رده‌های بالاتر عمل می‌کند.
شخصی که یک گزارش را می‌نویسد، ابتدا داده‌هایی را تهیه می‌کند، از دل آن داده‌ها اطلاعاتی به دست میآورد، و اطلاعات در نهایت تبدیل به دانش می‌شود. این دانش به رده‌های بالاتر منتقل شده و در امور مختلف از آن استفاده می‌شود.
گزارش نویسی چه کاربردهایی دارد؟
یک گزارش صحیح، دقیق و پیوسته کاربردها و مزایای متعددی دارد که به چندتا از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
گزارش نویسی باعث انتقال تجربه‌ها می‌شود
یک کاربرد گزارش نویسی این است که با ذکر دقیق فعالیت‌های انجام‌شده، باعث می‌شود کسانی که بعدها آن گزارش را می‌خوانند با تجربیات افراد قبل از خودشان آشنا بشوند. به این ترتیب مجموعه از تکرار چندین باره یک اشتباه در امان می‌ماند.
گزارش نویسی باعث مدیریت دانش می‌شود
همانطور که گفتیم گزارش سازمانی با جمع‌آوری داده‌ها و تبدیل آن‌ها به اطلاعات قابل فهم و دانش ارتباط مستقیم دارد. یک مزیت مهم گزارش این است که یک دانش جامع از بخش‌های مختلف در سازمان به وجود میآورد.
گزارش نویسی به تصمیم‌گیری درست کمک می‌کند
گزارش‌ها کمک می‌کنند تا افراد روند طی‌شده را بررسی کنند و براساس آن برای آینده مجموعه بهترین تصمیم را بگیرند.
معرفی الگوهای گزارش نویسی
چندین دسته‌بندی برای روش نگارش یک گزارش وجود دارد که انتخاب آن‌ها به مدل کار شما بستگی دارد. ۸ الگوی مهم عبارت هستند از:
الگوی قیاسی
در این الگو ابتدا نتیجه و تصمیم‌گیری‌ها ارائه می‌شوند سپس به دلایل مربوط به تصمیم‌گیری پرداخته می‌شود.
الگوی استقرایی
این الگو برعکس الگوی قیاسی است. ابتدا مشکلات و دلایل ارائه می‌شوند و براساس آن‌ها راه حل و نتیجه مشخص می‌شود.
الگوی ترتیب اهمیت
در این مدل شما اطلاعات را براساس اهمیت ارائه می‌دهید. این ترتیب می‌تواند از اولویت بالا به پایین یا برعکس باشد.
الگوی تقدم زمانی (تایملاین)
تمام کارهای انجام‌شده و اطلاعات براساس زمان انجام شدن ارائه می‌شوند. برای گزارش دادن حوادث و اتفاقاتی که زمان در آن‌ها فاکتور مهمی است به کار می‌رود.
الگوی قدم به قدم
شکل ویژه‌ای از الگوی قبلی است با این تفاوت که برای یک فرایند خاص یا عملکرد یک ابزار به کار می‌رود.
الگوی مسئله – راه حل
این الگو یک مسئله را مطرح می‌کند سپس برای آن راه حل ارائه می‌کند.
الگوی معیار – اقدام
این الگو چند متغیر را با معیاری واحد می‌سنجد و بعد از بررسی مزایا و معایب هرکدام نتیجه‌گیری را ارائه می‌کند.
الگوی علت – معلول
زمانی به کار می‌آید که چندین راه جلوی شما باشد و بخواهید هرکدام از آن‌ها به همراه عواقبشان را بررسی کنید.
با سبک‌های گزارش نویسی آشنا شوید
گزارش توصیفی
در گزارش توصیفی گزارشگر باید وقایع و اتفاقات را با صحت و دقت گزارش کند. داده‌ها و اطلاعات را لیست کرده و تحویل دهد. گزارش‌های توصیفی اساس بسیاری از گزارش‌های تحلیلی، نقادانه و تجویزی هستند. خطا در نوشتن گزارش‌های توصیفی می‌تواند در کیفیت و دقت بقیه گزارش‌ها هم تاثیر بگذارد.
گزارش تحلیلی
گزارش تحلیلی با بررسی داده‌ها و اطلاعات یا نتایج تصمیمات قبلی به چرایی یک موضوع می‌پردازد و از ابعاد اساسی و مهم آن را تحلیل و بررسی می‌کند. بنابراین سوالی که انتخاب می‌کنید در محتوای متن گزارش تحلیلی تاثیر گذار است.
گزارش انتقادی
برای بررسی جوانب مثبت و منفی یک موضوع می‌توان از نوشتن گزارش انتقادی استفاده کرد. برای مثال گزارش ارزیابی نقاط ضعف و قدرت یک محصول.
گزارش تجویزی
اگر یک گزارشگر بعد از نوشتن گزارش انتقادی که مقصود آن بررسی نقاط ضعف و قدرت یک موضوع است پیشنهاداتی ارائه دهد گزارش او یک گزارش تجویزی است. برای مثال گزارش راهکارهای افزایش فروش یک محصول یک گزارش تجویزی محسوب می‌شود.