برای تهیه گزارش از موقعیت‌های مختلف لازم است با انواع گزارش آشنا شوید و کاربرد هر کدام را بدانید.
گزارش توصیفی
در گزارش توصیفی گزارشگر باید وقایع و اتفاقات را با صحت و دقت گزارش کند. داده‌ها و اطلاعات را لیست کرده و تحویل دهد. گزارش‌های توصیفی اساس بسیاری از گزارش‌های تحلیلی، نقادانه و تجویزی هستند. خطا در نوشتن گزارش‌های توصیفی می‌تواند در کیفیت و دقت بقیه گزارش‌ها هم تاثیر بگذارد.
گزارش تحلیلی
گزارش تحلیلی با بررسی داده‌ها و اطلاعات یا نتایج تصمیمات قبلی به چرایی یک موضوع می‌پردازد و از ابعاد اساسی و مهم آن را تحلیل و بررسی می‌کند. بنابراین سوالی که انتخاب می‌کنید در محتوای متن گزارش تحلیلی تاثیر گذار است.
گزارش انتقادی
برای بررسی جوانب مثبت و منفی یک موضوع می‌توان از نوشتن گزارش انتقادی استفاده کرد. برای مثال گزارش ارزیابی نقاط ضعف و قدرت یک محصول.
گزارش تجویزی
اگر یک گزارشگر بعد از نوشتن گزارش انتقادی که مقصود آن بررسی نقاط ضعف و قدرت یک موضوع است پیشنهاداتی ارائه دهد گزارش او یک گزارش تجویزی است. برای مثال گزارش راهکارهای افزایش فروش یک محصول.
انواع گزارش‌نویسی بر اساس طول مدت یا دوره گزارش
یکی دیگر از عوامل موثر در نوشتن گزارش خوب این است که آیا یک گزارش بطور منظم و در موعد مقرر باید ارائه شود یا بطور اتفاقی و پس از وقوع یک رویداد لازم به نوشتن آن است. از لحاظ دوره و مدت، انواع گزارش به دو گروه تقسیم می‌شود.
- گزارش ادواری
- گزارش اتفاقی
گزارش ادواری
گزارش ادواری در پایان یک دوره یا در زمان مشخص تهیه می‌شود. ممکن است ماهانه یا سالانه باشد. موضوع و هدف این نوع از گزارش مشخص است و معمولا در یک واحد بزرگ صنعتی، کشاورزی یا بازرگانی و فرهنگی انجام می‌شود. بر اساس این گزارش‌ها سود یا زیان، خسارت یا مشکلات یک مجموعه بررسی می‌شود و با توجه به نتیجه گزارش برای آینده برنامه ریزی می‌کنند.
گزارش اتفاقی
گزارش اتفاقی منظم و تکراری نیست بلکه بر حسب نیازی که پیش می‌آید تنظیم می‌شود و هدف ویژه‌ای دارد. در این مواقع نویسنده گزارش باید مطالب و مدارک لازم برای گزارش را جمع‌آوری کند و با اطلاعات کامل شروع به نوشتن کند و در صورت نیاز پیشنهادهایی را در گزارش خود ذکر کند.
سه گام مهم قبل از شروع گزارش نویسی
قبل از شروع به نوشتن گزارش باید به سه نکته ضروری برای نوشتن یک گزارش موفق توجه کنید.
موضوع گزارش چیست؟
موضوع گزارش مهمترین پایه در تهیه گزارش است. داشتن اطلاعات کافی درمورد موضوع گزارش باعث می‌شود که نکات مهم و مرتبط را از قلم نیاندازید.
گیرنده یا مخاطب آن کیست؟
تهیه کننده گزارش باید مخاطب خود را بشناسد. در برخی مواقع گزارش مبنای تصمیم گیری و برنامه ریزی‌های آینده یک سازمان یا موسسه است. به همین دلیل نویسنده باید اطلاعات مهم و مورد نیاز را ذکر کند.
هدف از تهیه گزارش چیست؟
دانستن هدف یک گزارش شما را در مسیر مناسب جمع‌آوری اطلاعات قرار می‌دهد. معمولا در هر گزارشی یک موضوع اصلی و ضروری وجود دارد که باید بیشتر به پیرامون آن پرداخت. اگر هدف از تهیه یک گزارش مشخص نباشد ممکن است به جنبه‌های فرعی موضوع بیشتر پرداخته شود.
با توجه به هدف هر گزارش، می‌توان هفت دسته بندی برای آن مشخص کرد:
- گزارش کار
- گزارش فنی
- گزارش اطلاعاتی
- گزارش مشورتی
- گزارش تحصیلی
- گزارش اداری
- گزارش بازرگانی