برای نوشتن یک گزارش اصولی باید ساختار مناسب را بدانیم. در ادامه به بررسی ساختار یک گزارش استاندارد می‌پردازیم:
عنوان گزارش، شروع مسیر
در بخش عنوان گزارش معمولا نویسنده(ها) و تاریخ نگارش گزارش هم درج می‌شود. علاوه بر آن در صورت لزوم مکان و تاریخ تهیه گزارش هم آورده می‌شود.
خلاصه گزارش، چشمگیرترین بخش کار
معمولا در بخش خلاصه گزارش خلاصه‌ای از نکات مهم، نتیجه گیری‌ها و توصیه‌ها آورده می‌شود. بخش خلاصه گزارش همانطور که از نامش پیداست باید تا حد امکان کوتاه باشد. برخی از افراد ممکن است تنها همین بخش گزارش شما را بخوانند، بنابراین سعی کنید در عین کوتاه‌نویسی این بخش، تمام اطلاعات بسیار مهم را به صورت شفاف در آن بگنجانید.
مقدمه، بخشی برای بیان مشکل
اولین صفحه گزارش شما با بخش مقدمه شروع می‌شود. در این بخش لازم است درباره مشکلی که وجود دارد صحبت کنید و به خواننده بگویید که دلیل نوشتن این گزارش چیست.
همچنین اگر در بخش عنوان درباره برخی اصطلاحات توضیح ندادید، در بخش مقدمه می‌توانید این کار را انجام دهید. همچنین در بخش مقدمه درباره نحوه تنظیم جزئیات گزارش هم صحبت کنید.
بدنه مقاله، اصلی‌ترین بخش گزارش
اصلی‌ترین بخش گزارش از لحاظ محتوا بدنه آن است. در بدنه گزارش باید چند عنوان و زیر عنوان به کار ببرید و توضیحات کاملی را در هر بخش ارائه کنید. معمولا اطلاعاتی که در این بخش ارائه می‌شود به ترتیب اهمیت آورده شده و مهم‌ترین اطلاعات در همان ابتدای این بخش نوشته می‌شود.
نتیجه‌گیری، بخشی برای انسجام متن
نقطه اتصال تمام توضیحاتی که در بخش قبلی آورده شده، بخش نتیجه‌گیری است. اگر اطلاعاتی بدیهی است، جای مناسب آن بخش نتیجه‌گیری نیست! درست مانند بخش خلاصه، بسیاری از افراد ممکن است تنها به خواندن این بخش بسنده کنند. بنابراین نتیجه‌گیری را دقیق و کاملا مرتبط با اصل مطلب بنویسید.
توصیه‌ها، راهی برای بهبود پروژه
برای آنکه گزارش حرفه‌ای داشته باشید، حتما پیشنهادات لازم را هم به مخاطب خود ارائه کنید. راهکارهایی که در ادامه کار به حل مسئله کمک می‌کند را با زبانی ساده و لحنی مستقیم و شفاف بیان کنید.
بخش ضمیمه، پایان ماجرا
در بخش ضمیمه تمام شواهدی که به اثبات اطلاعات و آورده‌های گزارش شما کمک می‌کنند را ذکر کنید. افراد متخصصی که گزارش شما را می‌خوانند، حتما نگاه ویژه‌ای به این بخش خواهند داشت.
