تا اینجا با ساختار کلی یک گزارش استاندارد آشنا شدیم. اما برای نوشتن یک گزارش حرفه‌ای و کارآمد باید چه اصولی را رعایت کنیم؟ در ادامه همراه ما باشید تا به بررسی این موضوع بپردازیم:
محتوای گزارش باید دقیق باشد
کریستوفر نولان یکی از کارگردانان موفق هالیوود به شمار می‌رود. شهرت بسیار زیاد این کارگردان برای ساختن فیلم‌هایی است که محتوای خود را بسیار پیچیده ارائه می‌کند و مخاطب باید چندین و چند بار همه چیز را بررسی کند تا ببیند ادعایی که در محتوا ارائه شده تا چه اندازه صحیح است.
در نوشتن گزارش کریستوفر نولان نباشید! محتوای گزارش باید دقیق، شفاف و متناسب با ادعای شما باشد. منظور از دقیق بودن گزارش این همچنین این است که بررسی کنید همه عنوان‌ها و زیرعنوان‌های مقاله با توضیحاتی که آورده شده همخوانی داشته باشد. مثلا اگر عنوان یک بخش، وزن جسم است، در بخش توضیح عنوان فقط درباره وزن جسم صحبت کنید و استراتژی «از هر دری، سخنی» را به کار نگیرید!
محتوای گزارش از نظر نگارشی هم باید به اندازه کافی دقیق و عاری از هرگونه غلط املایی یا نگارشی باشد. اینگونه اشتباه‌ها می‌تواند تاثیر منفی بسیار بدی روی ذهن مخاطب بگذارد و حاوی این پیام باشد که گزارش با عجله زیاد و دقت کمی تهیه شده است.
ظاهر گزارش بسیار مهم است
مخاطب شما در نهایت یک فرد دیگر مثل خودتان است. هیچ کدام از ما دوست نداریم محتوایی را بخوانیم که ظاهر مناسبی ندارد. این بدان معنا نیست که برای داشتن یک گزارش خوب یک اثر هنری خلق کنید! اما ظاهر گزارش خود را کاملا حرفه‌ای کنید و در صورت امکان از چند تصویر یا نماد بصری مناسب هم برای جذاب‌تر شدن آن کمک بگیرید.
هدف بسیاری از گزارش‌ها ارائه چند راهکار مرتبط در بخش نتیجه‌گیری و توصیه‌ها است. استفاده از تصاویر مرتبط و مناسب می‌تواند توجه تصمیم‌گیرنده را به موارد مهم‌تر جلب کند.
برای مثال می‌توانید در مقایسه دو مورد با یکدیگر از جدول یا نمودار استفاده کنید. در نهایت واضح است که استفاده از تصاویر اغلب به درک بهتر یک موضوع کمک می‌کند. بنابراین حتما برای این بخش انرژی و زمان ویژه‌ای کنار بگذارید.
بهره‌وری گزارش باید جدی گرفته شود
اصل بهره‌وری یعنی آنکه برای تهیه گزارش آسانترین و سریع‌ترین راه ممکن را انتخاب کنید. مثلا اگر در جایی از گزارش امکان خودکار کردن فرآیند جمع آوری داده یا استفاده از فرمول وجود دارد، حتما از آن استفاده کنید.
سعی کنید اطلاعات و داده‌های مورد نیاز خود را تا جای ممکن پیچیده نکنید. با در نظر گرفتن این موضوع بهترین نسخه گزارش را در کوتاه‌ترین زمان ممکن تهیه خواهید کرد.
یادتان باشد که در نهایت رسیدن به یک گزارش خوب در یک بازه زمانی طولانی مخصوصا برای کسب و کارها ارزش چندانی ایجاد نمی‌کنند. در بسیاری از مواقع لازم است که چابکی زیادی برای تهیه مطالب خواسته شده داشته باشید.
گزارش باید در ساختار ثبات داشته باشد
اگر در گذشته گزارشی درباره این موضوع یا موضوعات مشابه تهیه کردید، گزارش جدید شما بهتر است که از ساختار گزارش‌های قبلی پیروی کند و در کلیات مشابه گزارش‌های قبلی باشد. مثلا استاد دانشگاه، کارفرما و مدیر شما احتمالا گزارش‌های متعددی را در طول ماه دریافت می‌کند و عدم ثبات در ساختار گزارش فهم موضوع را برای مخاطب شما کمی سخت خواهد کرد.
ثبات در ساختار به مخاطب شما کمک می‌کند تا درک بهتری از مقاله پیدا کرده و اطلاعات مورد نیاز خود را سریع‌تر استخراج کند.
محتوای گزارش باید کاربردی باشد
محتوای گزارش شما در نهایت باید بتواند به تصمیم‌گیری درست مخاطب شما کمک کند. در واقع اگر راهکاری ارائه می‌کنید، اگر انتقاد یا پیشنهادی دارید، باید کاملا کاربردی و مرتبط به موضوع باشد.
علاوه بر آن گزارش باید در بستر و زمان مناسبی ارائه شود تا تصمیم‌های بهتری در نهایت گرفته شد. این موضوع هم در کسب و کارها اهمیت زیادی دارد. چرا که بسیاری از مدیران و کارفرماها باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن تصمیم بگیرند و اگر زمان ارائه گزارش عملکرد و بررسی نتایج از سوی شما با تاخیر همراه باشد، می‌تواند مشکلات فراوانی را به همراه داشته باشد.
کاربرد داشبورد مدیریتی در ساخت گزارش سازمانی
برای دانستن مفهوم داشبورد مدیریتی، ابتدا باید داشبورد یک ماشین یا هواپیما را در نظر بگیرید. در یک ماشین، داشبورد قسمتی است که با نگاه کردن به آن می‌توانید اطلاعات مختلفی از جمله مقدار بنزین، سرعت ماشین، تعداد دور موتور و میزان مسافت کل طی شده را بخوانید. یک داشبورد مدیریتی کاربرد مشابهی برای یک سازمان دارد و با یک نگاه به آن می‌توان تمام اطلاعات درباره گذشته و حال سازمان را در آن مشاهده کرد.
داشبورد مدیریتی، یک نمایش بصری از KPI های یک سازمان است که به شما کمک می‌کند با یک نگاه بفهمید که آیا سازمان شما در مسیر رسیدن به اهدافش قرار دارد یا خیر. به همین دلیل، داشتن داشبورد مدیریتی در تهیه گزارش‌های سازمانی، مخصوصا گزارش‌های مالی، بسیار مهم است چرا که هر چیزی که لازم به ارائه داشته باشد را در یک نگاه به گزارش گیرنده نشان می‌دهد.
ابزارهای ساخت گزارش
Excel
اکسل یکی از نرم افزارهای مجموعه مایکروسافت آفیس است که با ارائه Spreadsheet ها به شما اجازه می‌دهد داده‌ها و اطلاعات را دسته‌بندی کنید، برای بررسی آن‌ها توابع مختلف تعریف کنید و در نهایت نتیجه کار خود را به صورت یک یا چند نمودار بصری ببینید. اکسل نرم افزاری است که در دسترس همه قرار دارد و محیط Userfriendly آن و امکانات گسترده‌اش باعث می‌شود بتوانید از آن برای تهیه انواع گزارش‌های سازمانی استفاده کنید.
یکی از کاربردهای بسیار مرسوم اکسل، استفاده از آن برای تهیه گزارش‌های مالی و مربوط به بخش فروش است. این نرم افزار به شما اجازه می‌دهد با استفاده از تکنیک‌ها و روش‌های آماری، نه‌تنها گزارشی از فروش پیشین خود داشته باشید بلکه بتوانید میزان فروش را در آینده پیشبینی کنید.
Power BI
پاور BI مجموعه‌ای از محصولات و خدمات هوش تجاری، گزارش گیری و بصری سازی داده برای سازمان‌ها است. تفاوت Power BI با سایر نرم افزارهای آفیس در این است که از آن می‌توانید برای توزیع و به اشتراک‌گذاری داده و اطلاعات میان اعضای یک سازمان استفاده کنید.
نسخه رایگان این برنامه که Power BI Desktop نام دارد، به کارمندان یک سازمان اجازه می‌دهد که اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. همچنین، این نسخه اجازه اتصال و گرفتن ورودی از بیش از ۷۰ منبع را به افراد می‌دهد. افراد با استفاده از Powe BI می‌توانند داده‌ها را آپلود کنند، آن‌ها را به اشتراک بگذارند و تغییر بدهند و در نهایت نمودارهای گرافیکی رسم کنند.
در کل، پاور BI یک نرم افزار بسیار مناسب برای ساخت داشبوردهای مدیریتی است.
Google Data Studio
گوگل دیتا استودیو یک نرم افزار آنلاین و رایگان است که به شما اجازه می‌دهد داده‌ها را به صورت بصری نمایش بدهید و گزارش‌های تعاملی و گرافیکی بسازید. این نرم افزار بسیار user friendly است و به راحتی به شما امکان می‌دهد که داده‌های جدید آپلود کرده و گزارش‌های خود را در لحظه به روز کنید. امکانات بسیار متنوع آن از جمله شخصی‌سازی محیط کار و امکان فیلتر کردن داده‌ها و اطلاعات برای هر کاربر، آن را به نرم افزاری بسیار پرطرفدار برای گزارش نویسی و تهیه گزارش سازمانی تبدیل کرده است.
بررسی ساختار یک نمونه گزارش خوب
اگر بخواهیم ساختاری که در ابتدای مقاله توضیح داده شد را به صورت عملی در یک گزارش پیاده‌سازی کنیم، با چنین شکلی رو به رو خواهیم شد:
- در بخش ابتدایی، عنوان مقاله و نویسندگان آن را ذکر می‌کنیم. مثلا مقاله ما درباره گزارش بازدید سایت اینفوگرام در یک ماه گذشته است. پس عنوان گزارش می‌شود «گزارش ماهانه بازدید از سایت اینفوگرام» یا چیزی شبیه به آن. نویسنده هم می‌شود سجاد بیگی! ممکن است تاریخ تهیه گزارش و در برخی موارد در صورت لزوم مکان تهیه آن هم آورده شود.
- در بخش بعدی خلاصه‌ای از عملکرد ماهانه سایت آورده می‌شود. از این حرف می‌زنیم که به طور کلی چه تعداد بازدید داشتیم، چه قدر افزایش بازدید نسبت به ماه گذشته را شاهد بودیم و به مسائل مهم و کلی دیگر اشاره می‌کنیم.
- در بخش بعدی هدف از تهیه این گزارش و چالش را مطرح می‌کنیم. مثلا فرض کنید چالش ما این است که چطور بازدید سایت را بیشتر کنیم و هدفمان رسیدن به یک راه حل مناسب است. در بخش مقدمه همین توضیحات را با زبانی ساده ارائه می‌کنیم.
- در بخش بدنه درباره اطلاعاتی که در دست داریم با استفاده از عنوان‌های مختلف مفصل صحبت می‌کنیم و تحلیل خود را ارائه می‌دهیم. بعد هم در نتیجه‌گیری و بخش راهکارها، هرآنچه به بهبود عملکرد ما می‌شود را با استناد به گزارشی که در دست داریم، اضافه می‌کنیم.
- گزارش شما آماده است!
نتیجه گیری
واقعیت این است که هیچ مهارتی یک شبه به دست نمی‌آید. گزارش نویسی هم از این قاعده مستثنا نیست. برای آنکه بتوانید گزارش‌های باکیفیت و خوبی ارائه کنید، راهکاری جز شروع کردن وجود ندارد. البته تنها شروع کردن کافی نیست.
سعی کنید برای نگارش‌های گزارش‌های اولتان وقت و دقت بیشتری صرف کنید. خودتان منتقد خودتان باشید و با توجه به ساختار و نکاتی که در این مقاله عنوان شد، گزارش خود را چند بار بخوانید و اصلاحات لازم را انجام دهید.
استفاده از یک چک‌لیست که موارد مهم برای تهیه گزارش استاندارد در آن یادآوری شده می‌تواند به نگارش گزارش استاندارد و باکیفیت کمک کند.
در نهایت برای بهبود عملکرد خود از مخاطبان گزارش بازخورد بگیرید و هر بار نتیجه را بهتر ارائه کنید. در این مقاله همه نکات مهم و اصول گزارش نویسی را بررسی کردیم. اگر سوالی درباره این موضوع ذهنتان را مشغول کرده، حتما در قسمت کامنت‌ها بپرسید تا با هم گفتگو کنیم.
