از آنجایی که هدف و موضوع هر گزارش میتواند متفاوت باشد در اینجا به انواع مختلفی از گزارش‌ها اشاره می‌کنیم.
گزارش فعالیت
یکی از رایج‌ترین نوع گزارش‌ها، گزارش فعالیت است که بصورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالیانه تنظیم می‌شود. ممکن است این گزارش را برای نظم شخصی در برنامه‌های خودتان تنظیم کنید یا برای مدیر یا کارفرما بنویسید.
گزارش پیشرفت پروژه
هنگام پیش بردن یک پروژه در هر مرحله لازم است گزارش‌های مختلفی ارائه کنید. گزارش برنامه ریزی پروژه، برآورد هزینه‌ها، کنترل پروژه یا فعالیت‌های اجرایی. اغلب گزارش‌های پروژه بصورت دوره‌ای و منظم ارائه می‌شوند. برای ایجاد هماهنگی و رفع چالش‌های معمول میان شما و کارفرما بهتر است در تنظیم این نوع گزارش‌ها مهارت کسب کنید.
گزارش‌های آماری
یکی از چالش‌های امروز کسب و کارها تهیه گزارش منظم از اعداد و ارقام در چارچوبی قابل فهم و موثر است. یادگیری نوشتن گزارش‌های آماری در کنار تحلیل آمار جز مهارت‌هایی هستند که بسیاری از کسب و کارها از آن استقبال می‌کنند. اغلب گزارش‌های آماری نیز بصورت دوره‌ای و منظم ارائه می‌شوند.
گزارش صورت جلسه
برای اینکه بازدهی یک جلسه را تا حد زیادی بالا ببرید بهتر است در نوشتن گزارش صورت جلسه مهارت پیدا کنید. در گزارش صورت جلسه باید رویدادهایی که اتفاق افتاده را به دور از دیدگاه‌های شخصی و سوگیری یادداشت کنید. در غیر این صورت باید با جلسات بی نتیجه و حوصله سر بر که قاتل زمان هستند کنار بیایید.
رزومه
رزومه نیز میتواند نوعی از گزارش باشد. چرا که ما در آن درحال گزارش کردن پیشینه خود هستیم. این گزارش هم باید بر اساس واقعیت و آنچه که اتفاق افتاده نوشته شود و از توضیحات اضافه در آن خودداری کرد. برای مثال وقتی مدت زمان تحصیل یا کار یا فهرستی از مهارت‌هایی که بلدید را می‌نویسید گزارشی تهیه کردهاید که کارفرما یا پیمانکار بر اساس آن بتواند تصمیم بگیرد.
طرح کسب و کار یا business plan
طرح اصلی کسب و کار نیز در واقع شکلی از گزارش است. بسیاری از بیرینس‌ها آنقدر که مشغول ابعاد دیگر کار می‌شوند نوشتن گزارش کامل برای طرح کسب و کار را فراموش می‌کنند. بر اساس تحقیقات CBinsights بیست عامل مختلف وجود دارند که باعث شکست کسب و کارها می‌شوند. (از جمله آن‌ها می‌توان به توجه نکردن به نیاز مشتری‌ها، بازاریابی ضعیف و نداشتن طرح کسب و کار مناسب اشاره کرد.) این در حالی که با نوشتن یک گزارش دقیق از طرح کسب و کار می‌توان همه جوانب آن را در نظر گرفت.
برای نوشتن گزارش از کجا شروع کنیم؟
منظور از گزارش نویسی گردآوری، طبقه بندی، ثبت و ارائه درست آن است. بطوری که بتواند به هدف اصلی که اطلاع دادن به مخاطب است برسد. برای اینکه بتوانید یک گزارش خوب بنویسید باید مراحل نوشتن را از آغاز تا پایان دنبال کنید و سپس با تمرین در نوشتن گزارش مهارت کسب کنید. در ادامه همراه ما باشید تا مراحل نوشتن گزارش را توضیح دهیم.
مطالعه و بررسی کنید
یکی از اقدامات مقدماتی، مطالعه و بررسی راه های تهیه گزارش است. برای مثال اینکه از محل بازدید کنید و حضور پیدا کنید، با اشخاص مصاحبه کنید یا پرونده‌ها را بررسی کنید. پس از این مشاهدات و بررسی‌ها، نکات مهم را پیدا کنید و به جمع‌آوری آمار، عکس، اسناد و نوشتن گفته‌های افراد مشغول شوید.
پیش نویس تهیه کنید
برای اینکه قالب اصلی گزارش را شکل دهید ابتدا یک پیش‌نویس بنویسید. تمام نکاتی را که می‌خواهید ذکر کنید بنویسید و به نوع جمله‌ها و کلماتی که استفاه می‌کنید توجه کنید و سبک گزارش را پیدا کنید.
ساختار گزارش را طراحی کنید
ساختار گزارش میتواند با توجه به محتوا و اینکه مخاطب چه کسی است تغییر کند. اما ساختار کلی که برای یک گزارش در نظر گرفته می‌شود شامل چکیده، مقدمه، بندهای بدنه، نتیجه‌گیری و پیشنهادات است.
چکیده
هدف اصلی از نوشتن چکیده این است که خواننده فرصتی داشته باشد تا یک نگاه کلی به مطالب بیاندازد. چکیده خلاصه کوتاهی از نکات اصلی است و به هدف گزارش نیز اشاره می‌کند.
مقدمه
در مقدمه با استفاده از چند جمله منسجم و مرتبط باید به آنچه که در ادامه گزارش می‌نویسیم اشاره کنیم.
بدنه
بندهای بدنه باید سیر مناسبی قرار داشته باشند تا خواننده در جریان ترتیب وقایع قرار گیرد. برای نوشتن بدنه بهتر است متن را به بندهای مختلف تقسیم کنید و با استفاده از تیتر یا شماره‌گذاری مشخص کنید که هر قسمت به چه چیز اشاره دارد.
نتیجه‌گیری
چیزی که در قسمت نتیجه گیری قرار می‌گیرد میتواند خلاصه ای از مقدمه و بدنه باشد که برداشت کلی از مطالب گفته شده انجام شود.
پیشنهادات
پیشنهادات هم میتواند در قسمت نتیجه گیری مطرح شود و هم در قسمت جداگانه‌ای به آن پرداخته شود. نوشتن پیشنهادات برای بهبود وضعیتی است که گزارش کردید. اما ممکن است در گزارش‌های مختلف این قسمت خواسته نشود. توجه داشته باشید که پیشنهادات گزارشگر باید معقول، قابل انجام دادن و کم هزینه باشند یا حدودی از هزینه‌های لازم برای آن محاسبه و ذکر شود.
نوشتن گزارش اصلی را آغاز کنید
در مرحله آخر پیش‌نویس را با توجه به ساختار اصلی مرتب کنید. تاریخ، عنوان، شخص یا موسسه‌ای که برای آن گزارش می‌نویسید را ذکر کنید. نکات فرعی را حذف کنید و سیر منطقی برای مطالب در نظر بگیرید. اگر اسناد یا مدارکی دارید که در متن اصلی به آن اشاره کردهاید در پایان به متن گزارش پیوست کنید. تا متن گزارش طولانی نشود.
متن نهایی را بازخوانی کنید
متن نهایی را بازخوانی کنید تا از انسجام متن مطمئن شوید. به واضح بودن و مرتب بودن عنوان توجه کنید. در بازخوانی نهایی غلط‌های نگارشی را اصلاح کنید. برای اینکه خوانش متن راحت‌تر شود از علائم نگارشی مناسب استفاده کنید. اگر در طول متن از اصطلاحات تخصصی استفاده کردید آن را توضیح دهید تا برای همه قابل درک باشد. در نهایت به یکپارچگی پاراگراف‌ها دقت کنید. هر پاراگراف باید درباره یک موضوع صحبت کند. در آخر هم لازم است که نام گزارشگر یا گزارشگران را ذکر کنید.
از چه تکنیک‌های بصری برای گزارش نویسی استفاده کنیم؟
متن گزارش ممکن است از نظر بعضی خسته‌کننده باشد. بسته به این که گزارش را در چه قالبی می‌نویسید بهتر است برای انتقال بهتر اطلاعات و خسته نشدن خواننده از تکنیک‌های بصری گزارش نویسی استفاده کنید.
برای مثال عنوان بندی و شماره بندی کنید. عنوان بندی و شماره‌گذاری متن را مرتب‌تر می‌کند و فاصله خالی که بین پاراگراف‌ها وجود دارد از خستگی جلوگیری می‌کند.
از جدول یا نمودار مرتبط با موضوعات گزارش استفاده کنید تا اطلاعات را ساده‌تر طبقه‌بندی کنید.
پر رنگ کردن کلمات یا خط کشیدن زیر کلمات از تکنیک‌های موثری است که میتواند توجه مخاطب را به این کلمات اصلی جلب کند.
استفاده از اینفوگرافیک یکی از راه‌های بصری بسیار مناسب برای ساخت گزارش است. در پست «اینفوگرافیک چیست؟» با این روش بیشتر آشنا شوید.
۱۰ نکته طلایی که برای نوشتن گزارش رسمی و اداری
همانطور که در کتاب بر سمند سخن هم آورده شده، رعایت این ده نکته طلایی برای نوشتن یک گزارش مناسب اهمیت زیادی دارد:
- برای گزارش‌های طولانی فهرست عناوین درست کنید.
- از زیر تیترهای کامل و گویا استفاده کنید.
- متن گزارش را بر اساس آمار و ارقام و منطقی و با استدال بنویسید. نه بر اساس حدس و گمان.
- حاشیه پردازی نکنید و از توصیف‌های بی‌مورد بپرهیزید.
- ساده و روشن بنویسید و چیزی را مبهم و بدون توضیح باقی نگذارید.
- درباره موضوع مبالغه نکنید و از قضاوت یا نظر شخصی خود استفاده نکنید.
- در گزارش‌های علمی، صنعتی، بازرگانی یا مصاحبه با افراد مطالب مهم و اساسی را ذکر کنید.
- از آغاز کردن گزارش با جمله‌هایی مثل: گفته می‌شود، احتمالا، ظاهرا ممکن است خودداری کنید. زیرا گزارشی که بر اساس احتمالات یا فرضیات باشد کامل و معتبر نیست.
- در پایان گزارش پیشنهادهای قاطع و کم هزینه که راهکارهای مناسبی هستند ارائه کنید.
- منبع اطلاعات و هزینه صرف شده برای گزارش و افرادی که بنحوی در آن مشارکت داشته‌اند را ذکر کنید.
جمع بندی
گزارش نویسی یکی از مهارت مهم است که یادگیری آن به همه افراد توصیه می‌شود. علاوه‌بر رعایت نکات مهم گزارش نویسی که در اینجا به آن اشاره کردیم، برای اینکه یاد بگیرید چگونه گزارش خوبی بنویسید باید حتما تمرین کنید و در تمرین خود استمرار داشته باشید.
برای شروع می‌توانید با نوشتن گزارش‌های شخصی و غیر رسمی شروع کنید. پس از مدتی نوشتن، انواع گزارش توصیفی یا گزارش تحلیلی را آغاز کنید.
به مرور زمان در انواع مختلف گزارش نویسی تجربیات جدیدی کسب می‌کنید که در نوشتن گزارش‌های حرفه‌ای‌تر و ساختار یافته‌تر به شما کمک می‌کند.
