یک سیاست واضح و مدون برای استفاده از شبکه‌های اجتماعی، به خوبی آن‌چه را که باید دست‌آورد شما باشد مشخص می‌کند و ابزار رسیدن به آن را برمی‌شمارد.
چنین سیاستی شامل خطوط کاری، اهداف و مبنای سنجش موفقیت شما خواهد بود. از آنجا که مشکلات احتمالی بسیار هستند، داشتن یک سیاست روشن از ابتدا بسیار مهم است.
تهیه طرح
پیش از ورود به شبکه‌های اجتماعی به نمایندگی از رسانه ، باید هدف خود را در قالب طرحی مشروح و کتبی مشخص کنید. این طرح باید مشخص کند که چه محتوایی را به اشتراک خواهید گذاشت، در چه شبکه‌هایی حضور خواهید داشت و حساب‌های کاربری را چه کسی و بر چه اساسی اداره خواهد کرد.
شما باید هم به اهدافی که برای خود در نظر می‌گیرید فکر کنید و هم روشی برای سنجش موفقیتتان در رسیدن به آن اهداف داشته باشید. هم‌چنین داشتن برنامه‌ای برای مقابله با بحران‌های احتمالی از لزومات است.
طرحی که تهیه می‌کنید باید مورد حمایت تمام سردبیران و تهیه‌کنندگان مربوطه باشد و توسط کارگروه شبکه اجتماعی مربوطه تایید شود.
انتخاب شبکه اجتماعی
فیسبوک، توییتر، گوگل+، لینکداین، فلیکر، پنیترست – انتخاب درست به اهدافی بستگی دارد که در سر دارید.
برای برنامه‌های شبکه خبری چکاد و هم‌چنین افراد شناخته شده مانند سر دبیران، توییتر ابزاری ایده‌آل است.
از آنجا که شبکه‌های رادیویی و تلویزیونی محلی مخاطبان خود را بهتر می‌شناسند، استفاده از فیسبوک به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا با مخاطبان خود رابطه‌ای عمیق‌تر برقرار کنند.
کارکرد و موفقیت روزمره
بعد از این‌که طرحتان به تایید رسید، تازه نوبت آن است که با مسائلی که در اداره روزمره آن پیش خواهد آمد روبه‌رو شوید.
کنترل محتوی و منابع به احتمال مهم‌ترین عنصر کار است: باید برای اداره کردن حضور چکاد در شبکه‌های اجتماعی، نظارت بر آن و تعدیل مشارکت مخاطبان وقت و انرژی زیادی صرف کرد.
شاید اگر بخت با شما یار باشد، تیم مخصوص خودتان را داشته باشید، یا شاید بتوانید مسئولیت‌ها را به یک فرد مشخص محول کنید؛ همان کاری که بسیاری از رادیوهای محلی انجام داده‌اند و مسئولیت‌ها را به تهیه‌کننده برنامه صبحگاهی خود سپرده‌اند.
فارغ از انتخابی که می‌کنید، تمام کسانی که به نمایندگی از رسانه با عموم مردم در تماس هستند باید از لحن درست، محتوی و، در مرحله بعدی، سیاست‌ها و دستورالعمل‌های چکاد آگاه باشند. مسئولیت این کار با شما است.
تعریف دستورالعمل‌های واضح در رابطه با محتوایی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید، لحن صدایتان و این‌که در کجا و در چه زمانی قرار است با مخاطبان اختلاط کنید باید بخشی از سیاست شما باشد.
سنجش موفقیت
شما باید ایده‌ای دقیق و روشن از دست‌آورد مورد نظر خود داشته باشید و بدانید که در چه صورت موفق بوده‌اید.
هدف‌های مشترک به احتمال زیاد شامل این موارد خواهد بود: تماس با مخاطبان جدید و جذب آن‌ها، افزایش امکانات خبریابی و پیدا کردن افراد مناسب برای مصاحبه، موضوع‌های خوب برای بررسی در برنامه‌ها و کسانی که بتوانند در تولید محتوی به شما کمک کنند.
هم‌چنین می‌توانید با هم‌کاری مخاطبان دست به تولید محتوی بزنید، از دانش و اطلاعات (نه مثل همیشه فقط نظر) مخاطبان استفاده کنید و بازخورد هم‌زمان و زنده دریافت کنید.
ابزارهای اینترنتی بسیاری برای سنجش تعداد مشترکان وجود دارد؛ مانند تعداد طرفداران، دنبال‌کننده‌ها و غیره.
در عین حال تعدادی ابزار داخلی هم برای سنجش میزان حضور در فیسبوک و توییتر طراحی کرده است و دسترسی به آن‌ها از طریق کارگروه شبکه اجتماعی مربوطه کاری ارزشمند خواهد بود.
شما هم‌چنین باید مراودات خود را تحت نظر بگیرید تا در آینده بتوانید چیزهایی را که مخاطبان به شما و درباره شما می‌گویند بررسی کیفی کنید. بررسی کیفی می‌تواند در این موارد هم مفید باشد: چگونه به گفته‌های مخاطبان پاسخ می‌دهید؛ این افراد که هستند؛ و این‌که آیا ورود آن‌ها به بحث با شما در محیط انترنتی ربطی به تغییر رفتار شما در دنیای بیرون دارد یا خیر.
با کنار هم گذاشتن تمام این موارد می‌توانید به مرور زمان دریابید که آیا سیاست شما موفق بوده است یا در مواردی احتیاج به تغییرات دارد.
